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　弊社では、インフラの整備を通じて、どのような状況下においても円滑に業務を行える環境を整えています。先日の台風10号の接近時には、メンバーの安全を考慮してオフィスを2日間閉鎖し、全員がスムーズにリモートワークへ切り替えました。その際には、担当者が代表電話を自宅に持ち帰り、通常通りの営業活動を滞りなく継続することができました。

　このように、非常時にも迅速に対応できる体制を整えつつ、日常業務の効率化にも取り組んでおります。今回は、弊社が2022年12月に百道浜から祇園へオフィスを移転した際に、通信インフラの見直しを行い、固定電話を廃止して受電業務を効率化した事例をご紹介します。

　移転前のオフィスには約30台の固定電話を設置していましたが、移転時にかかる高額な配線工事費が課題となっていました。また、固定電話機の維持費用や、複雑な配線による管理負担の増加も課題として明らかになり、これらを解決するためにクラウドPBXを導入しました。クラウドPBXとは、従来のPBX(電話交換機)をクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスです。

　導入の結果、以下のように課題が解決されました。
・オフィス移転費用のコストダウン
　固定電話機が不要になったことで、入居時の配線工事も不要となり、オフィス移転費用を約1,000万 円削減することができました。
　※移転を機に電話・インターネット共に無線化しました。この金額には、電話に加えてインターネットの通信工事費も含まれています。(入居時の設備・通信工事費は、5万円～15万円/坪とされています。「オフィス緑化ラボより」)
・維持費用の削減と複雑な配線の解消
　固定電話30台を4台のスマートフォンに集約することで、維持費用を削減しました。また、物理的な配線が不要となり、オフィス内の備品管理やレイアウト変更も容易になりました。
・柔軟な働き方の実現
　スマートフォンを活用して、外出先や在宅でも会社の代表電話の受発信が可能になりました。
・電話番号の維持
　NTTの収容局が変わっても、代表電話番号を変更せずにオフィス移転が可能になりました。

　このように、クラウドPBXを導入し、固定電話を無くしたことで、コスト削減と業務効率化を実現すると同時に、自然災害等の緊急事態においても業務を滞りなく継続することができるようになりました。

　また、弊社が移転前に契約していた固定電話では、発信元を登録する機能が無かったため、受信時に発信元の情報が表示されず、電話を取るまで誰からの着信か分かりませんでした。業務上、代表電話でやり取りを行う取引先はほぼ固定されていたため、発信元に応じて対応するメンバーが決まっていましたが、一度電話を取った上で確認し、判断せざるを得ませんでした。新入社員や若手メンバーが一度電話を受け、取次ぎを行う運用をしていましたが、大半が営業電話であり、業務が中断されることが度々でした。

　クラウドPBXの導入後は、スマートフォンで発信元の情報が確認できるようになり、留守番電話サービスも利用可能となりました。また、クラウド電話帳サービスを導入することで、発信元を登録・管理できるようになりました。これにより、担当者が発信元の情報を確認して直接対応できるようになり、登録済みの番号については取次ぎが不要になりました。また、未登録の番号からの着信については、経営判断により全て留守番電話に案内することにしました。留守番電話の記録を確認し、必要に応じて折り返し対応する運用に改善しました。

　その結果、取次ぎの手間が大幅に軽減され、メンバーが本来の業務に集中できる環境が整い、業務効率が向上しました。初めての着信を全て留守番電話に流すことについては、会社によって様々な考え方があるかと思いますが、私たちは、本来の業務に集中することが既存のお客様のために最も重要であると考え、やむを得ずこのような対応を行っています。

　弊社の事例が、同じような課題を抱える企業の皆様の業務改善において、少しでも参考になれば幸いです。

　福岡中の「こうしたい！」を私たちがシステムで解決します。ITに関する素朴な疑問や悩み事をどこに相談して良いか分からない福岡の中小企業・小規模事業者様にとって、私たちが第一の相談相手になります。

　無料相談を受け付けていますので、「オンライン無料相談お問い合わせ」より、どんな小さな悩みでも、気軽に声をかけてください。「システムで実現できる？」ここから一緒に考えます。