NEWS お知らせ / お役立ち情報

　弊社は、『福岡中の「こうしたい！」をシステムで解決します。』というメッセージを掲げ、ITに関する相談先の無い福岡の中小企業・小規模事業者様にとって、第一の相談相手となることを目指しています。パソコンやシステムのことで「困っているけど、どこに頼れば良いか分からない」、「こんなことができたら良いのに」といったお声に対して、実際にお客様のもとへ伺い、現状をヒアリングしながら、状況に合わせた最適な解決策をご提案しています。

　今回の記事では、弊社サービス「Taberii（食べりぃ）」を導入いただいている飲食店様よりご相談をいただき、出金帳票に関するサポートを行った事例をご紹介します。

ご相談内容
　毎日の出金記録をエクセルで管理しており、ファイルは外部の方が作成されていたとのこと。しかし、その方が対応できなくなり「この先の出金帳票が作れない」ということで、ご相談をいただきました。

ご相談時の出金帳票の構成について
・エクセルファイルは1か月ごとに1ファイル
・ファイルの中に、1日ごとに１枚のシートがあり、月の日数分のシートが並ぶ
・毎日の出金記録を各シートに入力していく形で運用

お客様からいただいたご要望・解決策
ご要望①：数か月分の出金帳票を作成してほしい
　これまでは、あらかじめ一定期間分の出金帳票が用意されており、それに沿って日々の記録を行う運用がされていました。しかし、今後の帳票が用意できない見込みとなったため、当面の対応として数か月分の帳票を作成してほしいとのことでした。

解決策①：必要な帳票をご用意し、ご自身でも簡単に作成できる仕組みを整備
　ご要望に応じて、当面の運用に必要な数か月分の帳票をご用意しました。あわせて、今後お客様ご自身でも簡単に帳票を作成できるよう、ファイルをコピーしてファイル名の年月を変更するだけで、帳票が自動生成されるように改善しました。

ご要望②：業者名の修正および追加をしてほしい
　現在の帳票に登録されている業者名の一部に誤りがあるため、正しい名称へ修正してほしい。また、新たに業者名を追加してほしいとのことでした。

解決策②：業者名の修正・追加に対応／共通の業者名リストで今後の管理を楽に
　ご要望に応じて、業者名の誤りを修正し、新たに必要な業者名も追加しました。あわせて、今後お客様ご自身でも簡単に業者名の修正や追加ができるよう、これまで1日ごとのシートに個別に設定されていた業者名リストを、費目ごとに共通のシートに集約しました。

※改善前イメージ画像
赤枠の部分が業者名のリストで、シートごとに個別に設定されていました。そのため、業者名を修正および追加する場合、全てのシートを1つずつ変更する必要がありました。

※改善後イメージ画像
業者名のリストを費目ごとに共通のシートに集約し、共通のシートの内容を変更するだけで、全シートに自動で反映されるよう改善を行いました。

ご要望③：業者名を自由に入力できる欄を増やしてほしい
　業者名は選択式になっており、自由に入力できる欄が各費目に1行のみ設けられていました。しかし、リストに載っていない業者が複数ある場合、1行だけでは足りず、記入できないことがあるとのことでした。

解決策③：自由入力欄を複数行に拡張
　これまで各項目に1行だけだった自由入力欄を、ご要望に応じて複数行に増やし、リストに載っていない業者名が複数ある場合でも、記入に困らないようにしました。

※改善前イメージ画像
業者名は以下のような選択式となっています。背景色が青くなっている行（赤枠の部分）が、自由に業者名を入力できる欄として設定されています。

※改善後イメージ画像

弊社からご提案した追加の改善対応
　お客様からのご相談に応じて対応を進める中で、「もっとこうしたら簡単に使いやすくなるのではないか」と感じた点についても、改善のご提案をさせていただきました。

追加改善対応：日ごとの出金状況が一目でわかるシートを追加
　元々、業者ごとの月の合計金額を確認できるシートがありましたが、毎日の出金状況をもっと分かりやすく確認できるように、日ごとのデータを一覧で俯瞰できるシートを新たに追加しました。

※改善前イメージ画像

※改善後イメージ画像

　今回いただいたご要望に対する解決策は、「パソコンはよく分からない」と感じているお客様の不安に寄り添い、パソコン操作に不慣れな方でも扱いやすい仕組みになることを目指して、担当のメンバーが内容を検討、ご提案させていただいたものです。

　担当したメンバーによると、詳しくお話を伺う中で、「将来的には、お客様ご自身で帳票を準備できる仕組みにした方が良いのではないか」「必要に応じて帳票の項目の修正や追加等も、自分たちで対応できるようにしておいた方が良いのではないか」「パソコンに詳しくない方でも簡単に出来るようにした方が良いのではないか」と感じ、そうした運用が実現できるような改善を行ったそうです。

　ご相談後、お客様からは「自分はパソコン関連のことは良く分からないため、JCAさんのような方がいてくれると大変助かります。」といったお声をいただきました。

　日々の業務の中で感じている「ちょっとしたモヤモヤ」。そうしたお悩みに対して、私たちがお力になれることがあるかもしれません。ホームページより無料相談を受け付けていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

ご相談の流れ
（１）スマートフォンやパソコン等で公式ホームページを開く。（https://www.nzkjca.co.jp/）
（２）「オンライン無料相談お問い合わせ」のボタンを押す。
（３）入力フォームにお名前、メールアドレス、お問い合わせ内容を記入する。
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