NEWS お知らせ / お役立ち情報

　弊社は、『福岡中の「こうしたい！」をシステムで解決します。』というメッセージを掲げ、ITに関する相談先の無い福岡の中小企業・小規模事業者様にとって、第一の相談相手となることを目指しています。パソコンやシステムのことで「困っているけど、どこに頼れば良いか分からない」、「こんなことができたら良いのに」といったお声に対して、実際にお客様のもとへ伺い、現状をヒアリングしながら、状況に合わせた最適な解決策をご提案しています。

　今回の記事では、企業様より複数のパソコン間でのOneDriveのファイル同期に関するご相談をいただき、Microsoft365の環境構築とアカウント移行のサポートを行った事例をご紹介します。

ご相談内容
　普段使用しているパソコンAとは別のパソコンBを起動してアカウント認証を行うと、パソコンAのファイルが、パソコンBの古いデータで上書きされてしまう事象が発生していました。そのため、再び同様の事象が発生することを懸念し、パソコンBを使用できない状況となっており、データの上書きを防ぐ方法はないかとのご相談をいただきました。

　実は、以前にもパソコンの運用についてご相談をいただき、Microsoft365の利用環境の見直しをご提案していました。以前のご相談内容については、こちらの記事でご紹介しています▼
【解決事例紹介】パソコン運用とMicrosoft365アカウント・ライセンスの見直し 

　今回、前回と同様のトラブルが再発する可能性も踏まえ、以前から検討されていたアカウント管理を含む利用環境全体の見直しを、この機会に進めたいとのご相談をいただきました。

対応内容
　今回はお客様の利用状況に合わせて改善案を検討、ご提案させていただき設定作業を実施しました。

＜Microsoft365の基盤設定・データ移行＞
　まず、従業員ごとにMicrosoft 365のアカウントを作成し、必要なライセンスを設定しました。
あわせて、ドメインやメール環境の設定、SharePointの構成、多要素認証（MFA）の設定を行い、組織として安全に利用できる基盤を整えました。また、これまでOneDriveで管理していたデータをSharePointへ移行し、各ユーザーのアカウントから閲覧できるように設定しました。

＜パソコンのセットアップ＞
　続いて、各パソコンを新しいアカウントで利用できるようにセットアップを進めました。SharePointについては、お客様に利用状況やご希望を伺いながら、フォルダーやファイルの閲覧権限、グループ構成を設定し、業務に合わせてファイルを共有・管理できる環境を整えました。また、「エクスプローラーからSharePointを利用したい」というお客様のご要望に合わせて、ショートカットを追加することで、共有ファイルへスムーズにアクセスできるようにしました。セキュリティ面については、パソコン内のデータを保護するため、BitLockerによる暗号化設定等を実施しました。

AIを活用したフォルダー整理のご提案
　今回の対応の中でお客様より、OneDrive内のフォルダーやファイルの整理を進めているものの、まだ整理しきれていない部分があり、今後さらに改善していきたいとのご要望をいただきました。そこで、フォルダー整理の方法の一つとして、AIを活用した改善案の作成をご提案しました。

　ご提案にあたっては、事前に弊社内のファイルを対象とした検証を実施しました。フォルダー名やファイル名の一覧をAIに読み込ませ、現在の構成を分析することで、課題の抽出から改善後のフォルダー構成案やファイルの移行方針まで具体化できることを確認しました。

　こうした検証結果を踏まえ、お客様にもAIを活用した整理方法をご紹介するとともに、AIの活用方法によっては、ファイル名だけでなく文書の内容を踏まえた整理方法の提案や、内容を確認したうえでのファイル移動の自動化も可能になることをお伝えしました。

お客様は普段、個人的にはAIを利用されているものの、業務での活用機会はほとんど無いとのことでした。また、「Microsoft製品に関する知識に不安があるため、今後の整理方針を一緒に検討してもらえることはありがたい」との前向きなお声をいただきました。

　弊社では、お客様のご希望や業務の状況を伺いながら、従来の方法に加えてAI等の新しい技術も活用し、業務の効率化につながる解決策をご提案しています。

無料相談受付中です！
　もし同じような内容のお悩みをお持ちの方や、日々の業務の中で感じている「ちょっとしたモヤモヤ」がありましたら、私たちがお役に立てることがあるかもしれません。ホームページより無料相談を受け付けていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

■ご相談の流れ
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